Танд хоногийн 24 цаг хангалтгүй юм шиг санагддаг уу? Хэрвээ та “хангалтгүй” гэж бодож байвал таны цаг ашиглалтанд өгөх бидний үнэлгээ “МУУ”

“Завгүй" гэдэг нь цаг ашиглалт муу хүмүүсийн хэлдэг шалтаг ...

Зарим хүмүүст төлөвлөсөн ажлаа хийж гүйцэтгэх хангалттай цаг байхад, зарим хүмүүс нэг ажлаас нөгөө рүү яаран сандарч, бүр дуусгаж ч чаддаггүй. Яагаад вэ? Нэг нь нөгөөхөөсөө бага ажил төлөвлөдөг гэсэн үг үү ?  Үгүй, тэд цагаа үр ашигтайгаар зарцуулж чаддаг ба цагаа сайн төлөвлөдөг гэсэн үг.

Цагийн менежмент муу хүмүүс хамгийн их стресст өртөж байгаа нь судалгаагаар тогтоогдсон. Өдөр тутам тулгарах асуудлуудыг стрессгүйгээр давж гарахын тулд цагаа сайн төлөвлөж, үр дүнтэй ашиглах нь маш чухал. Цагийг зөв ашиглана гэдэг нь илүү их ажил хийнэ гэсэн үг биш. Энэ нь чухал ажилдаа гол анхаарлаа төвлөрүүлж, өөрчлөлт авчрахыг хэлж байгаа юм.

Ажил, хувийн амьдрал гээд аль алин дээр цагаа үр дүнтэй зохион байгуулснаар таны анхаарал сайн төвлөрч, та илүү тайван байж, өөрийгөө удирдах боломжтой. Амьдралаа тэнцвэртэй, эрүүл, стрессгүй байлгахын тулд цагаа зөв ашиглах хэрэгтэй.

Цагаа үр дүнтэйгээр ашиглах хэд хэдэн зөвлөгөөг доор хүргэж байна:

Зорилгоо тодорхойл

Та өөрөөсөө дараах асуултыг асуугаарай: “Та хэн болохыг хүсч байна? Амьдралын тань үнэт зүйл юу вэ? Хувийн амьдрал болоод мэргэжлийн хувьд та юунд хүрэхийг зорьж, тэмүүлж байна вэ?” Энэ бол бидний баримтлах ёстой зарчим. Эхлээд томоор төсөөл. Дараагаар нь зорилгоо илүү нарийвчилж, богино болон дунд хугацааны зорилгоо тодорхойлоорой. “Зорилго тодорхой байхын хэрээр төлөвлөгөө илүү сайн болж, зорилгодоо хүрэхэд илүү сайн төвлөрч чадна.”

Жагсаалт гарга

Цагийн менежмент дээр хүмүүсийн гаргадаг нийтлэг алдаа бол хэт олон зүйлийг цээжлэх гэж хичээх явдал юм. Энэ нь мэдээллийн хэт их ачааллыг үүсгэдэг. Төсөл, ажлаа хяналтдаа авч, зохион байгуулалттай байх нэг арга бол хийх ажлынхаа жагсаалтыг гаргах юм. Жагсаалт гаргаснаар чухал ажлуудаа онцлох, цагаа төлөвлөх, чухал биш ажлуудаа хойш нь тавих боломжийг олгодог.

Их ажиллахдаа биш, ухаалаг ажилла

Цаг ашиглалт сайн байна гэдэг нь их ажил хийхдээ бус харин ажлыг богино хугацаанд чанартай хийхийг хэлнэ. Тоо биш, чанар чухал. “Би завгүй байна...” гэдэгт анхаарал хандуулах биш харин үр дүнд төвлөр. Аливаа нэг зүйлд их цаг зарцуулах нь тэр ажил амжилттай дуусгавар болохыг илтгэж чадахгүй. Ажил дээрээ илүү цагаар ажиллаж байгаа нь зарим тохиолдолд таныг ажилсаг гэдгийг бус харин цаг ашиглалт тааруу гэдгийг илэрхийлж болох юм. Ингэж илүү цагаар ажиллах үед магадгүй бүтээмж хамгийн бага гарч, үүндээ та бухимдаж, энэ нь стрессийг бий болгоно.

Цайны завсарлага ав

Олон хүмүүс цайны цагийн үеэр ажиллаж ихийг амжуулахыг оролддог. Гэхдээ энэ нь бүтээмжийг бууруулах магадлалтай. Ерөнхий дүрмээр ажлын ширээнээсээ хамгийн багадаа 30 минут холдож, завсарлага авах нь бүтээмжийг нэмэгдүүлдэг.

Завсарлага нь амрах, ажлаас өөр зүйлийн талаар бодох боломж олгодог. Гадаа гарч алхах, эсвэл дасгал хийснээр та эрч хүчээ нөхөж, шинэлэг талаас асуудалд хандаж чадах ба анхаарал ч сайн төвлөрнө.

Ажлаа эрэмбэл

Ажлаа дараах 4 хэсэгт хуваа:

• Яаралтай, чухал
• Яаралтай биш, гэхдээ чухал
• Яаралтай, гэхдээ чухал биш
• Яаралтай биш, чухал биш

Цагийн менежмент сайтай хүмүүс яаралтай биш, чухал ажилд цаг гаргаж чаддаг. Ингэснээр тэд ажлыг яаралтай, чухал болохоос нь урьтаж сэргийлдэг. Яаралтай, чухал даалгавруудын тоог багасгах чадварт суралцах нь чухал. Хэт олон яаралтай ажил гарч ирэх нь хүнийг стресст оруулдаг.

Дөрвөн “D” аргачлал

Орчин үед ажлын цагийн бараг тал хувийг и-мэйл хаягаа шалган өнгөрөөдөг болж.  Энэ нь хүмүүсийг ядрааж, бухимдуулж, бүтээмжийг нь бууруулдаг. Судалгаагаар оффисын ажилтнуудын гуравны нэг нь “и-мэйлийн стресс”-т өртөж байна.

Э-майл уншсаны дараа гаргах шийдвэр нь цагаа үр дүнтэй ашиглахад чухал үүрэгтэй. Энэ асуудлыг амжилттай шийдэхийн тулд шийдвэр гаргах дөрвөн “D”-г сэтгэл судлаачид санал болгож байна:

• Delete /Устга/: танд ирсэн и-мэйлийн тал хувийг тэр дор нь устгаж болох байх
• Do /Хариу өг/: хэрэв и-мэйл яаралтай эсвэл хурдан гүйцэтгэж болмоор байвал тэр дор нь хариу өг
• Delegate /Шилжүүлэх/: илүү дээр шийдвэрлэх хүн рүү шилжүүл
• Defer /Хойшлуулах/: цаг хугацаа их шаардах э-мэйлийг хойш тавьж, дараа нь шийдвэрлэ

Цагийн менежмент энгийн, хялбар юм шиг сонсогддог ч ажил хэрэг болгоход санаснаас хэцүү. Цагаа үр дүнтэй төлөвлөж, зохион байгуулж чадвал таны нэг өдөр, нэг долоо хоног, нэг сар бүхэлдээ эмх замбараатай болж, хийх хэрэгтэй бүх ажилд тань цаг гарах болно.  

Б.Тунгалаг